Szállítási számlázó szoftver — hogyan kaphatnak a kis fuvarozók gyorsabban fizetést és hagyhatnak fel a kézi számlázással járó pénzvesztéssel

Kérdezzen meg egy kis fuvarozót, melyik részét szereti a legkevésbé a vállalkozás vezetésének, és a válasz szinte mindig ugyanaz: a számlázás. Ismétlődő, hibalehetőségekkel terhelt, és minden héten órákat felemészt. Ami rosszabb, a lassú számlázás közvetlenül károsítja a cash flow-t — a legnagyobb egyetlen kockázati tényező bármely kis szállítási működés számára. A szállítási számlázó szoftver megoldja ezt, kivéve a kézi újragépelést, a tarifa-keresést és a hátsó iroda súrlódását a számlázási folyamatból. Íme, miért fontos ez, és hogyan néz ki a modern számlázás, amikor be van építve egy TMS-be.

A kézi számlázás valódi költsége

A kis fuvarozók többségénél a számlázás még mindig így néz ki: a hét (vagy hónap) végén valaki leül egy halom szállítólevéllel, az ügyfél árak táblázatával és a könyvelő szoftverrel. Újra begyépőő minden rendelést. Megkeresi a megállapodott árakat. Hozzáadja a pótdíjakat, amelyekre reméli, hogy emlékezett. Elküldi a számlát — gyakran három vagy négy héttel az után, hogy a szállítás valójában megtörtént.

Ennek költsége hatalmas és általában láthatatlan. Az elgépeljek elutasított számlákhoz és kellemetlen ügyfélhívásokhoz vezetnek. Az elfelejtett pótdíjak azt jelentik, hogy ingyen dolgoztak. És minden késedelmi hét a szállítás és a számla között egy hétnyi pénz, aminek a bankjukon kellene lennie, de nincs ott. Egy kis fuvarozó számára, aki szűk marŻsokkal dolgozik, ez nem kényelmetlenség — ez közvetlen veszély a vállalkozásra.

Van egy megfelelőségi vetülete is. Sok országban a szállítási előírások megkövetelik a fuvarozóktól, hogy ellenőrizhető nyilvántartást vezessenek a kézbesítésekről, díjakról és kifizetésekről. Kézi számlázás esetén ezek az adatok táblázatokban, e-mailekben és papírmappákban szóródnak szét — az ellenőrzéseket stresszessé és időigényessé téve. A számlázás automatizálása közvetlenül a szállítási megbízásból alapértelmezetten tiszta, nyomon követhető dokumentációs láncolatot hoz létre.

Táblázatos számlázás és TMS-alapú számlázás összehasonlítása

Sok kis fuvarozó még mindig táblázatok, szállítólevelek és a könyvelőszoftver kombinációjával intézi a számlázást. Működik — amíg nem. A táblázatos számlázás csődöt mond, amikor nő a szállítások száma, amikor az egyes ügyfeleknek eltérő díjszerkezete van, vagy amikor egy vitatott számla miatt hónapok dokumentációját kell átfésülni a kézbesítési igazolásért. Az alapvető probléma a széttagoltság: a szállítási adatok egy helyen vannak, az árak máshol, a számla egy harmadik helyen. Minden átvezetés a rendszerek között újabb hibalehetség és késedelem.

A TMS-be épített számlázás kiküszöböli ezeket a réseket. Mivel a szállítási megbízás, a kézbesítés visszaigazolása, a kézbesítési igazolás és az ügyfél árazási szabályai mind ugyanabban a rendszerben vannak, a számla előállítása egyetlen lépés — nem kutatómunka. Az eredmény nemcsak gyorsabb számlázás, hanem elsőre helyes számlák, amelyeket bizonyítékok támasztanak alá, és amelyek visszavezethetők az eredeti megbízáshoz.

Mit csinál valójában a szállítási számlázó szoftver

A jó szállítási számlázó szoftver egy dolgot csinál jól: egy teljesített szállítást helyes és teljes számlává alakít a lehető legkevesebb kézi munkával. A lényeg:

• Automatikusan átveszi a rendelési részleteket — felvétel, kézbesítés, távolság, súly, megállapodott ár — újragyépelés nélkül
• Minden alkalommal alkalmazza a megfelelő ügyfél árakat és pótdíjakat, szabályok alapján, amelyeket egyszer konfigurál
• Tartsa a digitális kézbesítési igazolást minden egyes szállítási megbízáshoz kapcsolva — készen a küldésre vagy bemutatásra az ügyfeleknek, ha egy számlát valaha is megkérdőjeleznének
• Létrehozza a számlát azon a napon, amikor a szállítás teljesül — nem három héttel később
• Exportolja a számlaadatokat a könyvelési rendszerébe Excel vagy REST API segítségével, és küldje a számlákat az ügyfeleknek PDF vagy e-mail formájában

Miért jelent több pénzt a gyorsabb számlázás

Minden nap a szállítás és a számla között egy nap, amikor az ügyfél nem fizetett Kendnek. Minden nap a számla és a fizetés között ugyanaz. Egy tipikus kis fuvarozó, aki hetente (nem naponta) számláz, és 30 napos fizetési határidőt ad, átlagosan 35-40 napot vár, mielőtt látná a pénzt bármelyik munkáért. Vágja le a számla késését hét napról nullára, és rögtön közelebb vonta egy hétnyi pénzt a mérleghez — anélkül, hogy egyetlen extra szállítást végzett volna.

Ez a cash flow hatás, amelyet a szállítási számlázó szoftver nyújt. Nem az ügyfelek erősebb hajszásával, nem az árak emelésével, hanem egyszerűen a rés bezárásával a végzett munka és a küldött számla között. Egy havi 100 000 € szállítási bevételt elérő vállalkozás számára a heti számlázásról a napi számlázásra való áttérés jellemzően nagyjából egy hétnyi működési tőkét szabadít fel — valós pénzt, amely kihasználatlanul állt.

Az összetett hatás jelentős. A jobb pénzforgalom lehetővé teszi a flottakarbantartásba való befektetést, új szerződések vállalását áthidaló finanszírozás nélkül, és kedvezőbb feltételek kialkudását a beszállítókkal. Mindez olyan egyszerű dologgal kezdődik, mint a számlázás a kézbesítés napján ahelyett, hogy péntekig várnánk.

Isotrax szállítási számlázás — minden csomagba építve

Az Isotrax a számlázást a szállítási alapmunkafolyamat részének tekinti, nem kiegészítőnek. Amikor egy sofőr a mobilalkalmazásban teljesítettként jelöl meg egy szállítást, a számla készen áll a generálásra az irodában — minden részlet már ki van töltve. Itt van, amit kap:

• Automatikusan kitöltött számlák — felvétel, kézbesítés, útvonal, távolság, súly és megállapodott ár közvetlenül a szállítási rendelésből átvett
• Ügyfél-specifikus árazási szabályok — konfiguráljon díjakat, pótdíjakat és üzemanyag korrekciókat egyszer, autómatikusan alkalmazódik örökre ezután
• Kézbesítési igazolás kéznél — a sofőr által rögzített aláírások, fényképek és időbélyegek a megbízáson tárolódnak, készen a küldésre vagy bemutatásra, ha egy ügyfél valaha is vitatná a számlát
• Több deviza — számlázza az ügyfeleket saját devizajában, 30-nál több devizában, helyes formázással
• Könyvelésre kész export — továbbítsa a számlaadatokat a könyvelési rendszerébe Excel vagy REST API segítségével, és küldje a számlákat az ügyfeleknek PDF formájában
• Gyors tömeges számlázás — készítse elő egy ügyfél heti vagy havi számláit percek, nem órák alatt

Az ingyenes Starter csomag tartalmazza a teljes szállítási számlázást. Nem próbaváltozat, nem korlátozott verzió — ugyanaz a számlázó motor, amért a nagy fuvarozók égbe szökő árakat fizetnek. Ha még mindig heti rendszerességgel újragyépeli a rendeléseket a könyvelési szoftverébe, nem fizetett munkát végez, amelyet az Isotrax az első naptól kiküszöbölhet.

Hogyan szünteti meg a kézbesítési igazolás a számlaviták

A számlaviták az egyik legkárosabb probléma a kis fuvarozók számára — nem azért, mert gyakran előfordulnának, hanem mert mindegyik órákig tartó adminisztrációt emészt fel és késlelteti a fizetést. A leggyakoribb viták egyszerűek: az ügyfél azt állítja, hogy a szállítás késett, hiányos volt, vagy egyáltalán nem történt meg. Digitális kézbesítési igazolás nélkül a fuvarozó kénytelen egy papíralapú szállítólevelet keresni, amely talán már nem is létezik.

A digitális kézbesítési igazolást rögzítő szállítási számlázó szoftverrel — fényképek, aláírások, GPS-időbélyegek — minden számlát közvetlenül a szállítási megbízáshoz kapcsolt bizonyítékok támasztanak alá. Amikor egy ügyfél megkérdőjelez egy számlát, a válasz egyetlen kattintásra van. Ez önmagában havonta órákat takaríthat meg adminisztrációból, és lerövidítheti az átlagos fizetési ciklust azáltal, hogy csökkenti a vitatott számlák okozta levelezést.

Kinek kellene áttérnie automatizált számlázásra?

Ha ezek bármelyike leírja a jelenlegi számlázási valóságát, a szállítási számlázó szoftver hét héten belül megtérül:

• Hetente, kéthetente vagy havonta számláz, nem küldésenként
• A csapata a szállítási rendelés részleteit újragyépeli a könyvelési szoftverbe
• Rendszeresen elfelejt pótdíjakat hozzáadni vagy rossz díjakat alkalmaz
• Az ügyfelek vitatják a számlákat, mert a kézbesítési igazolás nincs csatolva
• Időt tölt papíralapú szállítólevelek keresésével, amikor egy ügyfél megkérdőjelez egy díjtételt

Kezdés — első automatizált számlája percek alatt

A számlázási folyamat fejlesztése nem igényel nagy projektet. A legtöbb kis fuvarozó a regisztráció után egy órán belül elküldi első Isotrax által generált számláját. A folyamat egyszerű:

1. Konfigurálja ügyfél díjait az Isotraxban — alapár, kilométerenként, óránként, pótdíjak, bármi ami megfelel a modelljének
2. Hozzon létre szállítási rendelést és teljesítse (vagy hagyja, hogy a sofőr teljesítse a mobilalkalmazáson keresztül)
3. Kattintson a "számla generálása" gombra — a számla kitöltve, beárazva és készen áll az ügyfélnek való küldésre

Nincs adatok újragépelése. Nincsenek elfelejtett pótdíjak. Nincs hónap végi rohanás. Az árak automatikus kiszámításával és a megrendelés részleteinek előzetes kitöltésével az új norma az lesz, hogy a számlát még aznap elküldi, amikor a szállítás megtörtént — és a cash flow-ja ezt megköszöni Önnek.