Frá töflureiknum til TMS — Leiðbeiningar fyrir lítil flutningafyrirtæki

Það er augnablik sem sérhvert lítið flutningafyrirtæki þekkir. Töflureiknirinn sem áður rakti tíu pantanir á viku hefur nú hundruð raða. Formúlurnar bila. Tveir einstaklingar breyttu sömu skrá og ein útgáfa glataðist. Bílstjórinn þinn hringdi vegna þess að akstursblaðið hans passaði ekki við það sem viðskiptavinurinn bjóst við. Tímabil töflureiknisins hefur þjónað þér vel — en það hefur náð takmörkum sínum. Góðu fréttirnar: að skipta yfir í flutningastjórnunarkerfi er mun einfaldara en þú heldur, og það þarf ekkert að kosta.

Sex merki um að þú hefur vaxið úr töflureikninum

Excel er frábært almennt verkfæri, en það var aldrei hannað til að reka flutningastarfsemi. Hér eru viðvörunarmerkin um að það sé að halda þér aftur:

• Þú hefur tapað pöntun vegna þess að hún var á flipa sem enginn skoðaði
• Reikningsgerð seinkar um daga eða vikur vegna þess að þú þarft að krossa afhendingargögn handvirkt
• Bílstjórarnir þínir fá verkefni sín í gegnum símtal, WhatsApp eða prentaðan lista sem er þegar úreltur
• Viðskiptavinur hringir og spyr um sendinguna sína og þú getur ekki svarað án þess að hringja fyrst í bílstjórann
• Þú eyðir sunnudagskvöldum í að afrita gögn milli töflureikna til að undirbúa mánudaginn
• Þú hefur bætt við dálkum og fjölvum, en skráin er nú svo flókin að aðeins einn einstaklingur skilur hana

Ef tvö eða fleiri af þessu hljóma kunnuglega, þá ertu ekki einn. Flest lítil flutningafyrirtæki rekast á þennan vegg einhvers staðar milli fimm og tuttugu ökutækja. Starfsemin hefur vaxið, en verkfærin hafa ekki.

Hvað breytist í raun þegar þú skiptir yfir í TMS

Flutningastjórnunarkerfi kemur í stað bútasaumanna af töflureiknum, tölvupóstþráðum og símtölum með einu kerfi þar sem allir sjá sömu upplýsingarnar. Svona lítur munurinn út í reynd:

Óttaþátturinn: mun liðið mitt í raun nota þetta?

Þetta er spurningin sem stoppar flest flutningafyrirtæki frá því að taka skrefið. Þú ert með sendivörustjóra sem hefur notað sama töflureikninn í fimm ár. Bílstjórarnir þínir eru ekki beinlínis tæknibráðir. Og síðast þegar einhver reyndi að kynna nýjan hugbúnað var hann yfirgefinn innan mánaðar.

Hér er það sem við höfum lært af hundruðum lítilla flutningsaðila sem tóku þetta skref: þeir sem ná árangri reyna ekki að breyta öllu í einu. Þeir byrja á einum verkflæði — venjulega pöntunastjórnun — og láta teymið venjast áður en meira er bætt við. Töflureiknirinn getur keyrt samhliða í viku eða tvær. Enginn þarf að stökkva af björgum.

Hvað bílstjórana varðar, þá er vel hannað farsímaforrit í raun auðveldara en núverandi kerfi. Í stað þess að ráða í handskrifaðan aksturslista eða fletta í gegnum WhatsApp til að finna heimilisfang, opna þeir appið og sjá verkefni dagsins í röð. Flestir bílstjórar kunna sig innan dags eða tveggja — ekki vegna þess að þeir elska tækni, heldur vegna þess að appið er einfaldara en það sem þeir gerðu áður.

Hvernig á að flytja án þess að trufla rekstur

Þú þarft ekki stóra sprengingu. Árangursríkustu umskiptin fylgja einföldu mynstri:

1. Byrjaðu á aðalgögnunum — flyttu inn viðskiptavinalistann, ökutækin og bílstjórana. Flestir TMS-pallar samþykkja Excel-skrár beint, svo þú getur endurnýtt það sem þú átt nú þegar.
2. Búðu til nokkrar prufupantanir — veldu nokkur raunveruleg verk og sláðu þau inn í TMS samhliða töflureikninum. Sjáðu hvernig verkflæðið finnst.
3. Fáðu einn bílstjóra á farsímaappið — sá sem er tæknivænlegastur fer fyrstur. Láttu hann keyra tvö eða þrjú verkefni í gegnum appið á meðan aðrir halda áfram eins og venjulega.
4. Rúllaðu smátt og smátt út — þegar fyrsti bílstjórinn er ánægður, bætir þú við næsta. Innan viku eða tveggja er allt liðið komið inn.
5. Settu töflureikninn á eftirlaun — þegar þú áttar þig á því að þú hefur ekki opnað Excel í viku, þá veistu að umskiptin eru komin.

Af hverju Isotrax er byggt einmitt fyrir þessa umskipti

Isotrax var hannað sérstaklega fyrir lítil flutningafyrirtæki sem eru að skipta úr handvirkum verkfærum yfir í stafrænt. Allt í pallinum endurspeglar þetta:

• Excel innflutningur — hladdu upp núverandi viðskiptavinalistum, ökutækjaskrám og pöntunargögnum beint. Ekkert endurinnsláttur, engin gagnainnsláttar verkefni.
• Ókeypis Starter áætlun — byrjaðu án kostnaðar og án áhættu. Notaðu eins lengi og þú þarft. Ekkert kreditkort krafist.
• Einfalt viðmót — hannað fyrir fólk sem rekur flutningafyrirtæki, ekki upplýsingatæknideildir. Ef þú getur notað töflureikni, getur þú notað Isotrax.
• Bílstjóraapp innifalið — iOS og Android, innbyggt frá fyrsta degi, jafnvel á ókeypis áætluninni. Ekkert sérstakt leyfi eða aukakostnaður.
• Snögg uppsetning — flest fyrirtæki búa til fyrstu pantanirnar sínar innan 30 mínútna frá skráningu. Ekkert innleiðingarverkefni krafist.
• Stækkaðu þegar þú ert tilbúin — byrjaðu á einfaldri pöntunastjórnun, bættu síðan við leiðabestun, bílaflotarakningu og sjálfvirkri reikningsgerð þegar sjálfstraustið eykst.

Málið er ekki að breyta starfsháttum á einni nóttu. Það er að gefa þér kerfi sem vex með þér — kerfi sem byrjar einfalt og verður öflugra þegar þú þarft á því að halda.