Flutningsreikningahugbúnaður — Hvernig litlir flutningsaðilar geta fengið greitt hraðar og hætt að tapa peningum á handvirkri reikningagerð

Spurðu litinn flutningsaðila hvaða hluta af því að reka fyrirtækið honum líkar minnst við, og svarið er næstum alltaf það sama: reikningagerðin. Hún er endurtekin, villugjörn og ætur klukkutíma hverja viku. Verra en það, hæg reikningagerð skemmir beint sjóðstræmi — stærsta áhættuþáttinn fyrir hvaða litla flutningsaðgerð sem er. Flutningsreikningahugbúnaður leysir þetta með því að fjarlægja handvirka endurinnsláttinn, tað að fletta upp gjöldum og núríning bakskrifstofunnar úr reikningagerðarferlinu. Hér er af hverju það skiptir máli og hvernig nútímaleg reikningagerð lítur út þegar hún er byggur inn í TMS.

Raunverulegur kostnaður handvirkrar reikningagerðar

Fyrir flesta litla flutningsaðila lítur reikningagerð enn svona út: Í lok vikunnar (eða mánaðarins) sest einhver niður með stafla af afhendingarseðlum, töflureikni með viðskiptavinaverðum og bókhaldshugbúnaði sínum. Þeir slá inn hverja pöntun aftur. Þeir fletta upp samþykktðum gjöldum. Þeir bæta við aukagjöldum sem þeir vona að þeir muni. Þeir senda reikninginn — oft þrmur eða fjórum vikum eftir að afhendingin átti sér stað.

Kostnaðurinn við þetta er gríðarlegur og venjulega ósynilegur. Innsláttarvillur leiða til hafnaðra reikninga og óþægilegra viðskiptavinasímtala. Gleymd aukagjöld þýa vinna unnin ókeypis. Og hver vika seiðingar milli afhendingar og reiknings er vika af peningum sem ætti að vera á bankareikningi þínum, en er það ekki. Fyrir lítið flutningsfyrirtæki með þrönga framárlegu er þetta ekki óþægindi — það er bein ógn við fyrirtækið.

Það er líka regluvarðsdimensjón. Flutningsreglur í mörgum löndum krefjast þess að flutningsaðilar haldi endurskoðanlegar skrár yfir afhendingar, gjöld og greiðslur. Þegar reikningagerð fer fram handvirkt dreifast þessar skrár yfir töflureikna, tölvupósta og pappírsskjöl — sem gerir úttektir streituvaldandi og tímafrekar. Sjálfvirk reikningagerð úr flutningspöntuninni skapar hreina, rekjanlega skjalavörslu sjálfkrafa.

Reikningagerð í töflureikni miðað við TMS-byggða reikningagerð

Margir smáir flutningsaðilar stjórna enn reikningagerð með blöndu af töflureiknum, afhendingarseðlum og bókhaldskerfi sínu. Það virkar — þangað til það gerir það ekki. Reikningagerð í töflureikni bregst þegar afhendingum fjölgar, þegar mismunandi viðskiptavinir hafa mismunandi gjaldskrár, eða þegar deilt er um reikning og þú þarft að grafa í gegnum mánaða af pappírsvinnu til að finna afhendingarstaðfestingu. Grunnvandamálið er sundurtengdheit: afhendingargögn eru á einum stað, verðlagning á öðrum og reikningurinn á þeim þriðja. Hver flutningur gagna milli kerfa er tækifæri fyrir villur og tafir.

TMS-byggð reikningagerð útilokar götin. Vegna þess að flutningspöntun, afhendingarstaðfesting, afhendingarvottorð og verðlagningarreglur viðskiptavinar eru allt í sama kerfi er gerð reiknings ein aðgerð — ekki rannsóknarverkefni. Niðurstaðan er ekki aðeins hraðari reikningagerð, heldur reikningar sem eru réttir í fyrsta sinn, studdir sönnunargögnum og rekjanlegir til upprunalegu pöntunarinnar.

Hvað flutningsreikningahugbúnaður gerir í raun

Góður flutningsreikningahugbúnaður gerir eitt vel: hann breytir lúkriðri afhendingu í réttan, fullkominn reikning með eins lítilli handvirkri vinnu og mögulegt er. Nauðsynleg atriði:

• Draga pöntunarupplsýngar sjálfvirkt — ná, afhending, vegalengd, þdyngd, samkomulag sverð — enginn endursláttur
• Beita réttum viðskiptavinagerðum og aukagjöldum í hvert skipti, byggðum á reglum sem þú stillir einu sinni
• Haltu stafrænum afhendingarsannlís tengdum við hverja flutningspan — tilbúinn til að senda eða sýna viðskiptavinum ef reikningur er einhvern tímann dreginn í efa
• Búa til reikninga á deginum sem afhendingin lúkur — ekki þrmur vikum seinna
• Flytja reikningsgögn út í bókhaldskerfið þitt með Excel eða REST API, og senda reikninga til viðskiptavina sem PDF eða í tölvupósti

Af hverju hraðari reikningagerð þýdir meira reiuðufé

Hver dagur milli afhendingar og reiknings er dagur sem viðskiptavinurinn hefur ekki borgað þér. Hver dagur milli reiknings og greiðslu er sami. Dæmigerður lítill flutningsaðili sem reikningar vikulega (ekki daglega) og gefur 30 daga greiðslufrest bíður að meðaltali 35 til 40 daga eftir að sjá peninga fyrir hvaða verk sem er. Skerðu reikningatöfina úr sjö dögum í núll og þú hefur næt dregið viku af reiuðufé nær efnahagsreikningi þínum — án þe ss að framkvæma eina einustu aukaafhendingu.

Þetta eru sjóðstræmisáhrifin sem flutningsreikningahugbúnaður skilar. Ekki með því að eltast við viðskiptavini harðar, ekki með því að hækka verð, heldur einfaldlega með því að loka bilinu milli þess að vinna sé unnin og reikningurinn sendur. Fyrir fyrirtæki með 100.000 € í flutningstekjur á mánuði losar flutningur úr vikulegri í samdags-reikningagerð venjulega um viku af rekstrarfé — raunverulegir peningar sem lágu ónotaðir.

Samsettu áhrifin eru umtalsverð. Betra sjóðstreymi þýðir að þú getur fjárfest í viðhaldi bílaflotans, tekið að þér nýja samninga án brúarfjármögnunar og samið um betri kjör við birgja. Það byrjar á einhverju eins einföldu og að gefa út reikning sama dag og afhending fer fram í stað þess að bíða til föstudags.

Isotrax flutningsreikningagerð — innbyggur í hverja áætlun

Isotrax meðhöndlar reikningagerð sem hluta af kjarna flutningsferlisins, ekki sem viðbót. Þegar bílstjóri merkir afhendingu sem lúkna í snjallsímaforritinu, er reikningurinn tilbúinn til að vera búinn til á skrifstofunni — með allar upplýsingar þegar útfyltar. Hér er hvað þú færð:

• Sjálfvirkt útfyltir reikningar — ná, afhending, leið, vegalengd, þdyngd og samþykkt verð tekið beint úr flutningspöntuninni
• Viðskiptavinasértækar verðreglur — stilltu gjöld, aukagjöld og eldsneytisaðlögun einu sinni, beitt sjálfvirkt að eið lífi
• Afhendingarsannlísur við höndina — undirskriftir, ljsmyndir og tímastimplar sem bílstjórinn tók upp eru vistaðir á pöninni og tilbúnir til að senda eða sýna ef viðskiptavinur mótmælir einhvern tímann reikningi
• Margar gjaldmiðlar — reikningar viðskiptavina í gjaldmiðli þeirra, í yfir 30 gjaldmiðlum, með réttu snmiði
• Bókhalds-tilbúnar útflutningar — sendu reikningsgögn í bókhaldskerfið þitt með Excel eða REST API, og sendu reikninga til viðskiptavina sem PDF
• Hröð fjöldareikningagerð — undirbúa vikulega eða mánaðarlega reikninga fyrir viðskiptavin á mínútum í stað klukkutíma

Ókeypis Starter áætlunin inniheldur fulla flutningsreikningagerð. Ekki prófunarhluti, ekki takmörkur útgáfa — sama reikningavél og stóru flutningsaðilarnir borga okurverð fyrir. Ef þú ert enn að slá inn pöntunum í bókhaldshugbúnaðinn þinn hverja viku, ertu að vinna ólaunaða vinnu sem Isotrax getur útrmt frá deginum einum.

Hvernig afhendingarstaðfesting útilokar reikningságreining

Reikningságreiningur er eitt af skaðlegustu vandamálum smárra flutningsaðila — ekki vegna þess að hann kemur oft upp, heldur vegna þess að hver ágreiningur étur klukkutíma af umsýslutíma og tefur greiðslur. Algengustu ágreiningarnir eru einfaldir: viðskiptavinurinn heldur því fram að afhending hafi verið sein, ófullkomin eða aldrei átt sér stað. Án stafrænnar afhendingarstaðfestingar situr flutningsaðilinn eftir og leitar að pappírskvittun sem gæti ekki lengur verið til.

Með reikningahugbúnaði sem skráir afhendingarstaðfestingu stafrænt — ljósmyndir, undirskriftir, GPS-tímastimplar — er sérhver reikningur studdur sönnunargögnum sem tengjast beint flutningspöntuninni. Þegar viðskiptavinur efast um reikning er svarið aðeins einn smell í burtu. Þetta eitt og sér getur sparað klukkutíma af umsýsluvinnu í hverjum mánuði og stytt meðalgreiðslulotu með því að draga úr þeim samskiptum fram og til baka sem ágreiningur um reikninga skapar.

Hver ætti að skipta yfir í sjálfvirkri reikningagerð?

Ef eitthvað af þessu lýsir núverandi reikningaveruleika þínum, mun flutningsreikningahugbúnaður borga fyrir sig á fáum vikum:

• Þú reikningar vikulega, hverja aðra viku eða mánaðarlega í stað þess að hverri afhendingu
• Teymið þitt slær inn flutningspöntunarupplýsingar í bókhaldshugbúnað
• Þú gleymir reglulega að bæta við aukagjöldum eða beitir röngum gjöldum
• Viðskiptavinir mótmæla reikningum vegna þess að afhendingarsannlísur er ekki viðhengur
• Þú eyðir tíma í að leita að pappírsafhendingarseðlum þegar viðskiptavinur spyr um gjald

Hefja notkun — fyrsti sjálfvirki reikningur þínn á mínútum

Að bæta reikningagerðarferlið þitt kallar ekki á stort verkefni. Flestir litlir flutningsaðilar senda sinn fyrsta Isotrax-búna reikning innan klukkustundar frá skráningu. Ferlið er einfalt:

1. Stilltu viðskiptavinagerð þín í Isotrax — grunnverð, á kilómetra, á klukkustund, aukagjöld, hvað sem hentar þínu líkani
2. Búa til flutningspöntun og lúka henni (eða láta bílstjóra þinn lúka henni í gegnum snjallsímaforritið)
3. Smelltu á „búa til reikning“ — reikningurinn er útfyllur, verðlagður og tilbúinn til að senda á viðskiptavininn

Engin endurinnsláttur gagna. Engin gleymd aukagjöld. Ekki neitt mánaðarlokaðan. Með verði reiknað sjálfvirkt og pönunarupplýsingum áður útfylltum verður það hið nja eðlilega að senda reikning sama dag og afhending fer fram — og sjóðstræmi þitt þakkar þér.