Փոխադրաման հաշվափաստաթղթերի ծրագիր — ինչպես փոքր փոխադրողները կարող են ավելի արագ վճար ստանալ և դադարեցնել ձեռքով հաշվետորման վրա գումարները կորցնելուց

Հարցրեք ցանկացած փոքր փոխադրողի, թե բիզնեսի վարման որ մասն է ամենից քիչ հավանում, և պատասխանը գրեթե միշտ նույնն է՝ հաշիվ-ապրանքագրերի թողարկումը: Դա կրկնվող է, սխալների հակված և շաբաթական ժամեր է խլում: Ավելի վատ՝ դանդաղ հաշիվ-ապրանքագրի թողարկումը ուղղակիորեն վնասում է դրամական հոսքին — ցանկացած փոքր փոխադրումների գործողության ամենամեծ ռիսկի գործոնը: Փոխադրումների հաշիվ-ապրանքագրերի ծրագրաշարը լուծում է դա՝ հաշիվ-ապրանքագրի թողարկման գործընթացից հեռացնելով ձեռքով վերամուտքը, գների որոնումը և հետին գրասենյակի շփումը: Ահա թե ինչու է դա կարևոր, և ինչպիսին է ժամանակակից հաշիվ-ապրանքագրի թողարկումը, երբ այն ներկառուցված է TMS-ում:

Ձեռքով հաշվետորման իրական արժեքը

Փոքր փոխադրողների մեծամասնության համար հաշվետորումը դեռ այսպես ենթադրվում է՝ շաբաթվա (կամ ամսվա) վերջում ինչ-որ մեկը նստում է տրանսպորտային կտրոնների, հաճախորդների կողմից գնագների աղյուսակի և իր հաշվապահական ծրագրի հետ: Վերամուտագրում է յուրաքանչյուր պատվերը։ Փնտրում են համաձայնեցված դրամական դրույթները։ Ավելացնում են հավելավճարները, որոնց հուսում են, որ հիշել են դրանք։ Ուղարկում են հաշվափաստաթուղթը — հաճախ երեք-չորս շաբաթ այն բանից հետո, երբ իրական պատվիրումը արդեն կատարվել է։

Սրա արժեքը հերաթիճ է և սովորաբար անտեսանելի։ Վրիպակները հանգեցնում են հաշվափաստաթղթերի մերժման և անհարմար հեռախոսազրույցների հաճախորդների հետ։ Մոռացված հավելավճարները նշանակում են անվճար կատարված աշխատանք։ Եվ հանձնման և հաշվափաստաթղթի միջև յուրաքանչյուր շաբաթվա ուշացումը մի շաբաթվա է կանխիկ, որ պետք է լիներ Ձեր բանկային հաշվին, բայց չի։ Փոքր փոխադրողի համար, որ աշխատում է նեղ շահույթներով, սա անհարմարություն չէ — սա ձեռնարկության ուղղակի սպառնալիք է։

Կա նաև համապատասխանության հարցը։ Բազմաթիվ երկրներում փոխադրական կանոնակարգերը փոխադրողներից պահանջում են ստուգելի գրանցումներ առաքումների, գանդումների և վճարումների վերաբերյալ։ Երբ հաշվարկները թողակվում են ձեռքով, այդ գրանցումները ցրված են աղյուսակների, էլեկտրոնային նամակների և թղթե փաստաթղթերի միջև — ինչը աուդիտները սթրեսային և ժամանակապատկեր է դարձնում։ Փոխադրական պատվերից հաշվարկի ավտոմատացումը լրիվ հանդիսանում է մաքուր, հետագծելի փաստաթղթային շղթային հետք։

Աղյուսակներով հաշվարկագրում ընդ TMS-հիմնված հաշվարկագրում

Շատ փոքր փոխադրողներ դեռևս կառավարում են հաշվարկագրումը աղյուսակների, առաքման թերթիկների և հաշվապահական ծրագրի համադրությամբ։ Դա աշխատում է — մինչև դադարում է աշխատել: Աղյուսակներով հաշվարկագրումը խափվում է, երբ առաքմանների թիվը աճում է, երբ տարբեր հաճախորդներ ունեն տարբեր սակագնային կառուցվածքներ, կամ երբ վիճարկված հաշվարկի համար անհրաժեշտ է ամիսների թղթապանակություն փորել։ Հիմնական խնդիրը անկապությունն է. առաքման տվյալները մի տեղում, գնագոյացումը մյուսում, հաշվարկը երրորդում։ Համակարգերի միջև տվյալների յուրաքանչյուր փոխանցում սխալի և ուշացման հնարավորություն է։

TMS-հիմնված հաշվարկագրումը վերացնում է բացերը։ Քանի որ փոխադրական պատվերը, առաքման հաստատումը, առաքման ապացույցը և հաճախորդի գնային կանոնները բոլորը նույն համակարգում են, հաշվարկի ստեղծումը մեկ գործողություն է — ոչ թե հետազոտական նախագիծ։ Արդյունքը ոչ միայն ավելի արագ հաշվարկագրումն է, այլ հաշվարկներ, որոնք ճիշտ են առաջին անգամից, հիմնավորված ապացույցներով և հետագծելի սկզբնական պատվերին։

Ինչ է անում փոխադրաման հաշվափաստաթղթերի ծրագիրը իրականում

Ռպոր փոխադրաման հաշվափաստաթղթերի ծրագիրը լավ է անում մի բան: ավարտված առաքումը վերածում է ճիշտ և միասնական հաշվափաստաթղթի նվազագույն ձեռքով աշխատանքով։ Հիմնականները:

• Ավտոմատ ստանալ հայտալըցի մանրամասները — վերցնելով, հանձնմամը, հեռավորություն, քաշ, սահմանված գին — առանց վերամուտագրման
• Կիրառել ճիշտ հաճախորդի սակագները և հավելավճարները ամեն անգամ, հիմնվելով Խեր մեկ անգամ կարգավորված կանոնների վրա
• Պահպանեք առաքման թվային ապացույցը՝ կապված յուրաքանչյուր փոխադրման պատվերի հետ՝ պատրաստ ուղարկելու կամ ցույց տալու հաճախորդներին, եթե երբևէ հարցականի տակ դրվի հաշիվ-ապրանքագիրը
• Ստեղծել հաշվետորումները անմիջապես հանձնման մասին — իսկ ոչ երեք շաբաթանց անց
• Արտահանեք հաշվետորի տվյալները ձեր հաշվապահական համակարգ Excel-ի կամ REST API-ի միջոցով, և ուղարկեք հաշվետորումները հաճախորդներին որպես PDF կամ էլեկտրոնային փոստ

Ինչու է ավելի արագ հաշվետորումը նշանակում ավելի շատ դրամական միջոցներ

Հանձնման և հաշվետորման միջև յուրաքանչյուր օր հաճախորդի ոչ վճարված օր է։ Հաշվետորման և վճարման միջև յուրաքանչյուր օր լինում է նույնը։ Սովորական փոքր փոխադրողը, որ հաշվափաստաթուղթ է տալիս շաբաթական (ոչ օրական) և 30 օրվա վճարման հանգրվան ժամկետ է տալիս, սպասում է միջին հաշվով 35-40 օր, որպեսզի նրա փողը տեսնի։ Նվազեցրեք հաշվետորման ուշացումը յոթ օրից զրոյի, և դուք ուղղակի մեկ շաբաթով ցանկացած փողը ավելի մոտ րժեք ձեր հաշվեկշռին — առանց անգամ մեկ լրացուցիչ առաքումի։

Սա է դրամական հոսքի ազդեցությունը, որը տրամադրում է փոխադրաման հաշվափաստաթղթերի ծրագիրը։ Ոչ միայն հաճախորդներին ավելի սինկա հետևելով, ոչ տեղ գները բարձրացնելով, այլ ուղղակի սահմանափակելով աշխատանքի կատարման և հաշվապահական ծառայության միջև որվածը։ Ամսական փոխադրաման եկամտութ 100,000 € ունեցող բիզնեսի համար, շաբաթականից անցնելը նույնօրյա հաշվետորմանը սովորաբար ազատում է մոտավորապես մեկ շաբաթ շրջանառու դրամական հոսքեր — իսկական պարապ մնացած գումար։

Կուտակված ազդեցությունը նշանակալից է։ Ավելի լավ դրամական հոսք նշանակում է, որ կարող ես ներդրում անել տրանսպորտային միջոցների սպասարկման մեջ, նոր պայմանագրեր ընդունել առանց կամրջային ֆինանսավորման և մատակարարների հետ ավելի լավ պայմաններ բանակցել։ Ամեն ինչը սկսվում է այնպիսի պարզ բանից — հաշվարկել առաքման օրը ուրբաթը սպասելուց փոխանակ։

Isotrax փոխադրաման հաշվետորումը — ներառված է յուրաքանչյուր պլանում

Isotrax-ը հաշվետորումը դիտարկում է որպես փոխադրաման հիմնական աշխատանքի մաս, ոչ թե հավելում։ Երբ վարորդը հավելաված հավելացումով պիտակում է հանձնման ավարտված, հաշվետորումը պատրաստ է ստեղծելու գրասենյակում — բոլոր մանրամասները արդեն լրացված են։ Պատկերացնենք, թե ինչ եք ստանում:

• Ինքնալրվող հաշվետորումներ — վերցնելով, հանձնման, երթուղի, հեռավորության, քաշի և սահմանված գնի տվյալները անմիջապես վերցվում են փոխադրաման հարցումից
• Հաճախորդ-հատուկ գնագնագործման կանոններ — կարգավորեք սակագները, հավելավճարները և վառելանյութի ճշգրումները մի անգամ, կիրառվեն ավտոմատ ընդմիշտ
• Առաքման ապացույցը ձեր մատների ծայրին՝ վարորդի կողմից գրանցված ստորագրությունները, լուսանկարները և ժամանակադրոշմները պահվում են պատվերում, պատրաստ ուղարկելու կամ ցույց տալու, եթե հաճախորդը երբևէ վիճարկի հաշիվ-ապրանքագիրը
• Բազմաարժույթ — հաշվետագրեք հաճախորդներին իրենց արժույթով, ավելի քան 30 արժույթներով, ճիշտ ձևաչափով
• Հաշվապահական համակարգին պատրաստ արտահանումներ — ուղարկեք հաշվետորի տվյալները ձեր հաշվապահական համակարգ Excel-ի կամ REST API-ի միջոցով, և ուղարկեք հաշվետորումները հաճախորդներին որպես PDF
• Արագ զանգվածային հաշիվ-ապրանքագրերի թողարկում՝ պատրաստեք հաճախորդի շաբաթական կամ ամսական հաշիվ-ապրանքագրերը րոպեների ընթացքում, ոչ թե ժամերի

Անվճար Starter պլանը ներառում է լիարժեք պոխադրաման հաշվետորում։ Ոչ փորձնական, ոչ սահմանափակ տարբերակ — նույն հաշվետորման շարժիչը, որի համար ավելի մեծ փոխադրողները վճարում են հսկայական գներ։ Եթե դեռ միշտ վերամուտագրում եք առաքումները ձեր հաշվապահական ծրագրի մեջ, հանդիս եք գալիս չվճարվող աշխատանք, որը Isotrax-ը կարող է վերացնել առաջին օրվանից։

Ինչպես է առաքման ապացույցը վերացնում հաշվարկի վեճերը

Հաշվարկի վեճերը փոքր փոխադրողների համար ամենավնասիչ խնդիրներից մեկն է — ոչ այն պատճառով, որ հաճախ է լինում, այլ այն պատճառով, որ յուրաքանչյուրը խլում է վարչական ժամանակ և հետաձգում է վճարումը։ Ամենատարած վեճերը պարզ են. հաճախորդը պնդում է, որ առաքմանը ուշացել, թերի է եղել կամ երբեք տեղի չի ունեցել։ Առանց թվային առաքման ապացույցի, փոխադրողը ստիպված է փնտրել թղթե առաքման թերթիկ, որը գուցե այլևս գոյություն չունի։

Փոխադրական հաշվարկագրման ծրագրով, որը առաքման ապացույցը գրանցում է թվային եղանակով — լուսանկարներ, ստորագրություններ, GPS ժամանակնիքներ — յուրաքանչյուր հաշվարկ հիմնավորված է անմիջականորեն փոխադրական պատվերին կապված ապացույցներով։ Երբ հաճախորդը կասկածում է հաշվարկի մասին, պատասխանը ընդամենը մեկ սեղմում հեռու է։ Միայն սա կարող է ամեն ամիս վարչական ժամանակ խնայել և միջին վճարումների շրջանը կրճատել։

Վինք Waետք է անցնեն ավտոմատացված հաշվետորման մի

Եթե նոր իրադրություններից որևէ մեկը նկարագրում է Ձեր ներկա հաշվետորման իրականությունը, պոխադրաման հաշվափաստաթղթերի ծրագիրը իրեն կարդարձնի արդեն շաբաթների ընթացքում:

• Հաշվետորում եք շաբաթական, երկշաբաթյա կամ ամսական, այլ ոչ հանձնման համար
• Ձեր թիմը վերամուտագրում է փոխադրաման հայտալի տվյալները հաշվապահական ծրագրում
• Դուք պարբերաբար մոռանում եք հավելավճարներ ավելացնել կամ կիրառում եք սխալ սակագներ
• Հաճախորդները վիճարկվում են հաշվետորումները, քանի որ հանձնման թվային ահաստատումը կցված չէ
• Հաճախորդը րսում հարցնելիս ժամանակ թղթե առաքման թերթիկներ էք փնտրում

Սկզբնափուլ — Ձեր առաջին ավտոմատ հաշվետորումը րոպեների ընթացքում

Ձեր հաշիվ-ապրանքագրի թողարկման գործընթացի արդիականացումը մեծ նախագիծ չի պահանջում: Շատ փոքր փոխադրողներ իրենց առաջին Isotrax-ով ստեղծված հաշիվ-ապրանքագիրը ուղարկում են գրանցումից մեկ ժամվա ընթացքում: Հոսքը պարզ է՝

1. Կարգավորեք Ձեր հաճախորդի սակագները Isotrax-ում — բազային գին, մեկ կիլոմետրի համար, մեկ ժամի համար, հավելավճարներ, ինչ որ համապատասխանում է Ձեր մոդելին
2. Ստեղծեք փոխադրաման առաքում և ավարտեք այն (կամ թողեք Սեր վարորդը ավարտի մոբայլ հավելավածի միջոցով)
3. Սեղմեք "ստեղծել հաշվետորում" — հաշվետորումը լրացված է, գնագնացված և պատրաստ է հաճախորդին ուղարկելու համար

Ոչ մի տվյալի կրկնակի մուտքագրում: Ոչ մի մոռացված հավելավճար: Ոչ մի ամսվա վերջի շտապողականություն: Գների ավտոմատ հաշվարկի և պատվերի մանրամասների նախնական լրացման դեպքում առաքման օրն իսկ հաշիվ-ապրանքագիր ուղարկելը դառնում է նոր նորմը, և ձեր դրամական հոսքը շնորհակալ է ձեզ: