Nuo skaičiuoklių iki TMS — vadovas mažoms krovinių vežimo įmonėms
Vis dar valdote savo krovinių vežimo verslą naudodami Excel ir telefono skambučius? Štai praktinis vadovas pereinant prie transporto valdymo sistemos — nesutrukdant kasdienei veiklai.
Kiekviena maža krovinių vežimo įmonė atpažįsta tą akimirką. Skaičiuoklė, kuri sekė dešimt užsakymų per savaitę, dabar turi šimtus eilučių. Formulės lūžta. Du žmonės redagavo tą patį failą ir viena versija buvo prarasta. Jūsų vairuotojas paskambino, nes jo maršruto lapas neatitiko to, ko tikėjosi klientas. Skaičiuoklių era jums gerai tarnavo — bet ji pasiekė savo ribą. Gera žinia: perėjimas prie transporto valdymo sistemos yra daug paprastesnis, nei manote, ir jis neturi nieko kainuoti.
Šeši ženklai, kad išaugote iš skaičiuoklės
Excel yra puikus universalus įrankis, bet jis niekada nebuvo sukurtas transporto operacijoms valdyti. Štai perspėjamieji ženklai, kad jis jus stabdo:
- Praradote užsakymą, nes jis buvo skirtuke, kurio niekas netikrino
- Sąskaitų išrašymas vėluoja dienomis ar savaitėmis, nes pristatymo duomenis reikia tikrinti rankiniu būdu
- Jūsų vairuotojai gauna užduotis telefonu, WhatsApp arba atspausdintu lapu, kuris jau pasenęs
- Klientas skambina paklausti apie savo siuntą, o jūs negalite atsakyti, pirma nepaskambinę vairuotojui
- Sekmadienio vakarus leidžiate kopijuodami duomenis tarp skaičiuoklių, ruošdami pirmadienio grafiką
- Bandėte pridėti stulpelių ir makrokomandų, bet failas dabar toks sudėtingas, kad tik vienas žmogus jį supranta
Jei du ar daugiau iš šių skamba pažįstamai, nesate vieni. Dauguma mažų krovinių vežimo įmonių atsitrenkia į šią sieną kažkur tarp penkių ir dvidešimties transporto priemonių. Veikla išaugo, bet įrankiai ne.
Kas iš tikrųjų pasikeičia pereinant prie TMS
Transporto valdymo sistema pakeičia skaičiuoklių, el. laiškų grandinių ir telefono skambučių skiautinį viena sistema, kurioje visi mato tą pačią informaciją. Štai kaip skirtumas atrodo praktikoje:
| Su skaičiuoklėmis | Su TMS |
|---|---|
| Užsakymai išsibarstę po skirtukus ir el. paštą | Kiekvienas užsakymas vienoje vietoje su aiškia būsena |
| Dispečerizavimas telefonu arba WhatsApp | Vairuotojai automatiškai gauna užduotis savo telefone |
| Popierinis pristatymo patvirtinimas, dažnai dingsta | Skaitmeninis POD su nuotrauka ir parašu, prisegtas prie užsakymo |
| Sąskaitų išrašymas praėjus dienoms ar savaitėms po pristatymo | Sąskaita sugeneruojama tiesiogiai iš užbaigto užsakymo |
| Klientai skambina klausdami, kur yra jų siunta | Klientai patys seka siuntas per portalą |
Baimės faktorius: ar mano komanda tikrai tai naudos?
Tai klausimas, kuris sustabdo daugumą krovinių vežimo įmonių nuo perėjimo. Turite dispečerį, kuris penkerius metus naudojo tą pačią skaičiuoklę. Jūsų vairuotojai nėra būtent technologijų entuziastai. Ir paskutinį kartą, kai kažkas bandė įdiegti naują programinę įrangą, ji buvo apleista per mėnesį.
Štai ko išmokome iš šimtų mažų vežėjų, kurie atliko šį perėjimą: tie, kurie pavyksta, nebando visko keisti iš karto. Jie pradeda nuo vieno darbo srauto — paprastai užsakymų valdymo — ir leidžia komandai priprasti prieš pridedant daugiau. Skaičiuoklė gali veikti lygiagrečiai savaitę ar dvi. Niekam nereikia šokti nuo uolos.
Dėl vairuotojų — gerai suprojektuota mobiliosios programėlė iš tikrųjų yra lengvesnė nei dabartinė sistema. Užuot dešifravę ranka rašytą maršruto lapą ar slinkę WhatsApp ieškodami adreso, jie atidaro programėlę ir mato šiandienos darbus eilės tvarka. Dauguma vairuotojų pripranta per dieną ar dvi — ne todėl, kad myli technologijas, o todėl, kad programėlė yra paprastesnė už tai, ką darė anksčiau.
Kaip pereiti nesutrukdant veiklai
Didelio sprogimo migracijos nereikia. Sėkmingiausi perėjimai seka paprastą modelį:
- Pradėkite nuo pagrindinių duomenų — importuokite klientų sąrašą, transporto priemones ir vairuotojus. Dauguma TMS platformų priima Excel failus tiesiogiai, todėl galite pakartotinai naudoti tai, ką jau turite.
- Sukurkite kelis testinius užsakymus — pasirinkite keletą tikrų darbų ir įveskite juos į TMS lygiagrečiai su skaičiuokle. Pažiūrėkite, kaip jaučiasi darbo srautas.
- Įtraukite vieną vairuotoją į mobiliąją programėlę — jūsų technologiškai draugiškiausias vairuotojas eina pirmas. Leiskite jam atlikti du ar tris pristatymus per programėlę, kol kiti tęsia įprastai.
- Diekite palaipsniui — kai pirmasis vairuotojas jaučiasi patogiai, pridėkite kitą. Per savaitę ar dvi visa komanda bus sistemoje.
- Atsisakykite skaičiuoklės — kai suprasite, kad savaitę neatidarėte Excel, žinosite, kad perėjimas baigtas.
Kodėl Isotrax sukurtas būtent šiam perėjimui
Isotrax buvo sukurtas specialiai mažoms krovinių vežimo įmonėms, pereinančioms nuo rankinių įrankių prie skaitmeninių. Viskas platformoje tai atspindi:
- Excel importas — įkelkite esamus klientų sąrašus, transporto priemonių registrus ir užsakymų duomenis tiesiogiai. Jokio perrašymo, jokių duomenų įvedimo projektų.
- Nemokamas Starter planas — pradėkite be jokių išlaidų ir be jokios rizikos. Naudokite tiek, kiek reikia. Kredito kortelės nereikia.
- Paprasta sąsaja — sukurta žmonėms, kurie valdo transporto įmones, ne IT skyriams. Jei mokate naudoti skaičiuoklę, mokėsite naudoti Isotrax.
- Vairuotojo programėlė įskaičiuota — iOS ir Android, integruota nuo pirmos dienos, net nemokamame plane. Jokios atskiros licencijos ar papildomų išlaidų.
- Greitas nustatymas — dauguma įmonių sukuria pirmuosius užsakymus per 30 minučių po registracijos. Diegimo projekto nereikia.
- Augkite, kai esate pasiruošę — pradėkite nuo pagrindinio užsakymų valdymo, tada pridėkite maršrutų optimizavimą, autoparko stebėjimą ir automatizuotą sąskaitų išrašymą, kai auga jūsų pasitikėjimas.
Esmė ne pakeisti darbo būdą per naktį. Tai suteikti jums sistemą, kuri auga kartu su jumis — tokią, kuri prasideda paprastai ir tampa galingesnė, kai jums to reikia.
Pasiruošę palikti skaičiuoklę?
Šimtai mažų krovinių vežimo įmonių jau nuėjo kelią nuo Excel iki TMS. Be sutrikimų, be didelių biudžetų, be IT projektų. Tiesiog geresnis būdas valdyti savo transporto verslą.