Transporto sąskaitų faktūros programinė įranga — kaip maži vežėjai gali gauti apmokėjimą greičiau ir nustoti prarasti pinigus rankiniu būdu sąskaitas rašydami

Paklauskite mažo vežėjo, kuri verslo valdymo dalis jam labiausiai nepatinka, ir atsakymas beveik visada bus tas pats: sąskaitų faktūrų rašymas. Jis yra pasikartojantis, linkęs į klaidas ir kiekvieną savaitę suryja valandas. Dar blogiau, lėtas sąskaitų rašymas tiesiogiai kenkia pinigų srautui — didžiausiam rizikos veiksniui bet kokiai mažai transporto operacijai. Transporto sąskaitų programinė įranga tai išsprendžia, pašalindama rankinį perrašymą, tarifų paiešką ir ofiso trintį iš sąskaitų rašymo proceso. Štai kodėl tai svarbu ir kaip atrodo modernus sąskaitų rašymas, kai jis integruotas į TMS.

Rankinio sąskaitų rašymo tikroji kaina

Daugumai mažieji vežėjų sąskaitų faktūrų rašymas vis dar atrodo taip: savaitės (ar mėnesio) pabaigoje kas nors atsisėda su krūva pristatymo pažymėjimų, klientų kainų skaičiuokle ir savo apskaitos programine įranga. Jie perrašo kiekvieną užsakymą. Jie ieško suderintų tarifų. Jie prideda priemokas, kurias tikisi prisiminę. Jie išsi unčia sąskaitą — danai tris ar keturias savaites po to, kai pristatymas iš tikrųjų įvyko.

Jo kaina yra milziniška ir paprastai nematoma. Rašybos klaidos veda prie atmestų sąskaitų ir nemalonių pokalbių su klientais. Pamirštos priemokos reiškia, kad darbas buvo atliktas veltui. Ir kiekviena vėlavimo savaitė tarp pristatymo ir sąskaitos yra savaitė pinigų, kurie turėtų būti jūsų banko sąskaitoje, bet nera. Mažam vežėjui, dirbančiam su siauromis maržomis, tai nėra nepatogumas — tai tiesioginis pavojus verslui.

Yra ir atitikties aspektas. Transporto teisės aktai daugelyje šalių reikalauja, kad vežėjai saugotų audituojamus pristatymų, mokesčių ir mokėjimų įrašus. Kai sąskaitos rašomos rankiniu būdu, šie įrašai yra išsibarstę po skaičiuokles, el. laiškus ir popierinius aplankus — dėl ko auditai tampa įtempti ir ilgai užtrunka. Automatizavus sąskaitų rašymą tiesiogiai iš transporto užsakymo, sukuriamas tvarkingas, atsekamas dokumentų pėdsakas nuo pat pradžių.

Skaičiuoklės ir TMS pagrįstas sąskaitų rašymas: kuo jie skiriasi

Daugelis mažų vežėjų vis dar valdo sąskaitų rašymą derindami skaičiuokles, pristatymo lapus ir apskaitos programinę įrangą. Tai veikia — kol nebeveikia. Skaičiuoklinis sąskaitų rašymas žlunga, kai pristatymų skaičius auga, kai skirtingi klientai turi skirtingas tarifų struktūras arba kai ginčijama sąskaita reikalauja raustis po mėnesių popierius ieškant pristatymo patvirtinimo. Pagrindinė problema — atsijungimas: pristatymo duomenys guli vienoje vietoje, kainodara kitoje, o sąskaita trečioje. Kiekvienas perkėlimas tarp sistemų yra proga klaidai ir vėlavimui.

TMS pagrįstas sąskaitų rašymas pašalina šias spragas. Kadangi transporto užsakymas, pristatymo patvirtinimas, pristatymo įrodymas ir kliento kainų taisyklės — viskas vienoje sistemoje, sąskaitos generavimas yra vienas veiksmas, o ne tyrimo projektas. Rezultatas — ne tik greitesnis sąskaitų rašymas, bet ir sąskaitos, kurios iš pirmo karto teisingos, pagrįstos įrodymais ir atsekamos iki pradinio užsakymo.

Ką transporto sąskaitų faktūrų programinė įranga iš tikrųjų daro

Gera transporto sąskaitų faktūrų programinė įranga daro vieną dalyką gerai: ji paverčia užbaigtą pristatymą teisinga ir pilna sąskaita su kuo mazesne rankos darbu. Esminiai dalykai:

• Automatiškai ištrauk užsakymo detales — paėmimas, pristatymas, atstumas, svoris, suderinta kaina — be perrašymo
• Kiekvieną kartą pritaik tinkamas klientų tarifų ir priemokas, remiantis taisyklėmis, kurias sukonfigūruoji vieną kartą
• Saugo skaitmeninį pristatymo patvirtinimą susietą su kiekvienu transporto užsakymu — parengtas siuntimui ar parodymui klientams, jei sąskaita kada nors būtų ginčijama
• Generuoja sąskaitas tą dieną, kai pristatymas užbaigtas — ne po trijų savaičių
• Eksportuokite sąskaitų duomenis į savo apskaitos sistemą per Excel arba REST API ir siųskite sąskaitas klientams kaip PDF arba el. paštu

Kodėl greitesnis sąskaitų rašymas reiškia daugiau pinigų

Kiekviena diena tarp pristatymo ir sąskaitos yra diena, kai klientas jums nesumokėjo. Kiekviena diena tarp sąskaitos ir apmokėjimo yra ta pati. Tipiškas mažas vežėjas, kuris rašo sąskaitas kiekvieną savaitę (ne kasdien) ir suteikia 30 dienų mokėjimo terminą, vidutiniškai laukia 35-40 dienų, kol pamato pinigus už bet kurį darbą. Sumažinkite sąskaitos vėlavimą nuo septynių dienų iki nulio ir ką tik pritraukėte savaitę pinigų arčiau savo balanso — neatliekę nė vieno papildomo pristatymo.

Tai yra pinigų srauto poveikis, kurį teikia transporto sąskaitų faktūrų programinė įranga. Ne vejantis klientus stipriau, ne keliant kainas, bet tiesiog uždarant spragos tarp atliekamo darbo ir išsiųstos sąskaitos. ĮmonEėi su 100 000 € per mėnesī transporto pajamų, perjėjimas nuo savaitinio į tos pačios dienos sąskaitų rašymą paprastai atlaisvina apie savaitę apyvartos kapitalo — tikrų pinigų, kurie buvo tušti.

Sudėtinis poveikis yra reikšmingas. Geresnis pinigų srautas leidžia investuoti į vilkikų priežiūrą, priimti naujus užsakymus be tarpinio finansavimo ir derėtis geresnėmis sąlygomis su tiekėjais. Viskas prasideda nuo tokio paprasto dalyko kaip sąskaitos išrašymas pristatymo dieną, o ne laukiant iki penktadienio.

Isotrax transporto sąskaitų rašymas — įdiegtas į kiekvieną planą

Isotrax traktuoja sąskaitų rašymą kaip pagrindinio transporto darbo eigos dalį, o ne priedą. Kai vairuotojas pažymi pristatymą kaip užbaigtą mobilioje programėlėje, sąskaita yra pasiruošusi generavimui biure — su visomis detalėmis jau užpildytomis. Čia yra, ką gausite:

• Automatiškai užpildomos sąskaitos — paėmimas, pristatymas, maršrutas, atstumas, svoris ir suderinta kaina ištraukiamos tiesiogiai iš transporto užsakymo
• Klientų-specifinės kainų taisyklės — sukonfigūruokite tarifus, priemokas ir degalų korekcijas vieną kartą, automatiškai taikoma amžinai po to
• Pristatymo patvirtinimas po ranka — vairuotojo užfiksuoti parašai, nuotraukos ir laiko žymos saugomi užsakyme, parengti siuntimui ar parodymui, jei klientas kada nors ginčytų sąskaitą
• Daugiavaliutės — išrašykite sąskaitas klientams jų valiuta, daugiau nei 30 valiutų, su teisingu formatavimu
• Apskaitai paruošti eksportai — perduokite sąskaitų duomenis į savo apskaitos sistemą per Excel arba REST API ir siųskite sąskaitas klientams kaip PDF
• Greitas masinis sąskaitų rašymas — parenkite kliento savaitės ar mėnesio sąskaitas per minutes, o ne valandas

Nemokamas Starter planas apima pilnai transporto sąskaitų rašymą. Ne bandomoji versija, ne apribota versija — tas pats sąskaitų rašymo varikliukas, už kurį dideli vežėjai moka dangaus aukščio kainas. Jei vis dar perrašinėjate užsakymus į savo apskaitos programinę įrangą kiekvieną savaitę, atliekate neapmokėtą darbą, kurį Isotrax gali pašalinti nuo pirmos dienos.

Kaip pristatymo įrodymas pašalina sąskaitų ginčus

Sąskaitų ginčai yra viena žalingiausių problemų mažiesiems vežėjams — ne todėl, kad jie nutinka dažnai, bet todėl, kad kiekvienas iš jų praryja valandas administracinio laiko ir atideda apmokėjimą. Dažniausiai ginčai yra paprasti: klientas teigia, kad pristatymas vėlavo, buvo nepilnas arba neįvyko. Be skaitmeninio pristatymo įrodymo vežėjui belieka ieškoti popierinio pristatymo lapo, kuris gal dar egzistuoja, o gal — ne.

Su transporto sąskaitų programine įranga, kuri fiksuoja pristatymo įrodymą skaitmeniniu būdu — nuotraukas, parašus, GPS laiko žymes — kiekviena sąskaita yra paremta įrodymais, tiesiogiai susietais su transporto užsakymu. Kai klientas abejoja dėl sąskaitos, atsakymas yra vienu paspaudimu. Vien tai gali sutaupyti valandas administracinio darbo per mėnesį ir sutrumpinti vidutinį apmokėjimo ciklą, sumažinant ginčijamų sąskaitų keliamą susirašinėjimą.

Kam turėtų pereiti prie automatizuoto sąskaitų rašymo?

Jei kuris nors iš šių apibūdina jūsų dabartinę sąskaitų rašymo realybę, transporto sąskaitų faktūrų programinė įranga atsipirks per kelias savaites:

• Jus rašote sąskaitas kas savaitę, kas dvi savaites ar kas mėnesį, o ne už kiekvieną pristatymą
• Jūsų komanda perrašo transporto užsakymo detales į apskaitos programinę įrangą
• Jūs reguliariai pamirštate pridėti priemokas ar taikote neteisingus tarifus
• Klientai ginčija sąskaitas, nes nepridetas pristatymo patvirtinimas
• Gaištate laiką ieškodami popierinių pristatymo lapų, kai klientas abejoja dėl mokesčio

Pradėti — jūsų pirmoji automatizuota sąskaita per kelias minutes

Jūsų sąskaitų rašymo proceso tobulinimas nereikalauja didelio projekto. Dauguma mažųjų vežėjų išsiunčia savo pirmąją Isotrax sugeneruotą sąskaitą per valandą po registracijos. Eiga paprasta:

1. Sukonfigūruokite savo klientų tarifus Isotrax — bazinę kainą, už kilometrą, už valandą, priemokas, ką tik atitinka jūsų modelį
2. Sukurkite transporto užsakymą ir jį užbaikite (arba leiskite savo vairuotojui užbaigti per mobilią programėlę)
3. Spustelėkite "generuoti sąskaitą" — sąskaita užpildyta, kainizuota ir parengta siuntimui klientui

Jokio duomenų perrašymo. Jokių pamirštų priemokų. Jokio mėnesio pabaigos skubėjimo. Kai kainos apskaičiuojamos automatiškai ir užsakymo detalės iš anksto užpildomos, sąskaitos išsiuntimas tą pačią dieną, kai pristatytas krovinys, tampa nauja norma — ir jūsų pinigų srautas jums dėkoja.